Các hàm cơ bản trong Excel

Tổng hợp 15 hàm số trong excel cơ bản cho dân văn phòng

Excel giúp chúng ta tính toán dữ liệu trên bảng tính một cách chính xác và nhanh chóng. Dưới đây David Lowe sẽ liệt kê các hàm trong Excel phổ biến mà bạn nên thuộc lòng, điều này sẽ khiến cho công việc của bạn trở nên nhẹ nhàng hơn rất nhiều, đặc biệt rất hữu ích với các bạn ngành kế toán, thống kê, hành chính nhân sự…

Những hàm David Lowe chia sẻ và tổng hợp dưới đây gồm hàm tính tổng, Min/Max, Vlookup, Days,… đi kèm các ví dụ minh họa giúp bạn hiểu rõ hơn, nắm được công thức của hàm, từ đó việc thực hành Excel cũng trở nên dễ dàng.

Hàm Sum (Hàm tính tổng)

Cách tính hàm sum
Cách tính hàm sum
  • Công dụng: Dùng để tính tổng các ô tính trong vùng dữ liệu được chọn. Sử dụng hàm SUM trong Excel giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức so với cách thủ công thông thường.
  • Công thức: Sum (number1, number2,….)

         ( trong đó number 1, number 2 là vùng dữ liệu được chọn để tính tổng)

Chú ý: 

  • Công thức có giá trị TRUE được xem là 1, FALSE được xem là 0.
  • Công thức SUM tự động cập nhật giá trị khi người dùng chèn hoặc xóa một giá trị. Hàm cũng tự động bỏ qua ô trống và văn bản.

Hàm Average (Hàm tính giá trị trung bình cộng)

  • Công dụng: Nếu bạn muốn tính một dãy số trung bình cộng trong bảng Excel thì hàm Average được chọn để giúp bạn khi phần tử trong dãy lớn và dài.
  • Công thức: AVERAGE (number 1, [number 2], [number 3]….)

(trong đó number 1: bắt buộc, number 2, number 3,…: tùy chọn)

Chú ý:  

  • Hàm Average có tối đa 256 đối số, có thể là số, tên, phạm vi hoặc tham chiếu ô có chứa số. Những ô chứa văn bản hoặc trống thì công thức sẽ tự động bỏ qua, trừ giá trị 0 được nhập trực tiếp vào danh sách. 

Hàm Min/Max (Hàm cho giá trị nhỏ nhất/lớn nhất)

  • Công dụng: Sử dụng hàm Min và hàm Max để tìm ra giá trị nhỏ nhất hoặc lớn nhất ở vùng dữ liệu được chọn.
  • Công thức: Max(number 1, number 2,….)

                               Min(number 1, number 2,…..)

         ( trong đó number 1, number 2 là các đối số hoặc vùng dữ liệu được chọn)

  • Ví dụ : Đưa về giá trị lớn nhất trong dãy số : 1,3,5,7,10

                       Công thức: MAX ( 1,3,5,7,10)= 10

Cách tính hàm MAX
Cách tính hàm MAX

                       Đưa về giá trị nhỏ nhất trong dãy số : 1,3,5,7,10

                       Công thức: MIN( 1,3,5,7,10) = 1

 Hàm LEN ( Đo độ dài của chuỗi kí tự)

  • Công dụng: Dùng để đếm tổng số ký tự hay chiều dài của chuỗi ký tự trong một ô bao gồm chữ cái, chữ số, khoảng trắng. Từ đó có thể thực hiện yêu cầu mong muốn của bạn.
  • Công thức: LEN(text)

                   Trong đó text là chuỗi ký tự. 

  • Ví dụ: Đo độ dài của chuỗi “ Tp Ho Chi Minh “

          Công thức: LEN(“ Tp Ho Chi Minh”) = 11

Hàm Vlookup (Hàm tham chiếu cột)

  • Công dụng: Lấy thông tin ở bảng phụ với điều kiện dò tìm ở bảng chính, để điền vào cột nào đó của bảng chính nếu thõa mãn điều kiện dò tìm.
  • Công thức: = Vlookup ( lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

                            Trong đó: lookup_value: là giá trị để tham chiếu, hoặc giá trị nào đó của                 bảng chính

                                          table_array: vùng chứa dữ liệu của bảng phụ

                                          row_index_num: giá trị cần lấy thuộc cột nào của bảng phụ

                                          range_lookup: 0  là giá trị chính xác, 1 là giá trị tương đối.

Hàm Hlookup (Hàm dò tìm theo hàng)

Cách tính hàm Hlookup
Cách tính hàm Hlookup
  • Công dụng: Dùng để điền thông tin vào bảng dữ liệu lấy từ bảng phụ. Nó sẽ trả về giá trị ở cùng trên cột với giá trị tìm thấy trên hàng được chỉ định.
  • Công thức: = Hlookup( giá trị đem dò, bảng giá trị dò, số thứ tự hàng cần lấy, phạm vi tìm kiếm) 

                    Trong đó: “Giá trị đem dò”: có thể là một chuỗi ký tự, một tham chiếu, giá trị nào đó của bảng chính. Giá trị phải có tên trong vùng dữ liệu được tìm kiếm.

                                   “ Giá trị bảng dò: : Chứa vùng dữ liệu cần tìm, thường nằm ở bảng phụ.

Hàm SUBSTITUTE (thay thế văn bản) 

  • Công dụng: Để thay thế văn bản trong chuỗi bằng một văn bản khác.
  • Công thức: SUBSTITUTE ( ô chứa chuỗi ban đầu, “ văn bản ban đầu”, “ văn bản thay thế”).

Hàm LOWER, UPPER,PROPER (chuyển đổi chữ hoa, chữ thường)

  • Bạn sử dụng hàm LOWER để chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường. Công thức: LOWER( ô chứa chữ cần chuyển đổi). 
  • Để chuyển đổi chữ thường thành chữ hoa bạn sử dụng công thức UPPER. Công thức: UPPER( ô chứa chữ cần chuyển đổi).
  • Bạn muốn viết hoa các chữ cái đầu thì dùng hàm PROPER. Công thức: PROPER(ô chứa chuỗi cần viết hoa chữ cái đầu).

Hàm EXACT (để so sánh 2 cột)      

  • Công dụng: Khi cần so sánh xem giá trị của 2 cột có trùng nhau không.
  • Công thức: EXACT ( ô cần so sánh).

Hàm FIND (tìm kiếm)

Cách tính hàm FIND
Cách tính hàm FIND
  • Công dụng: tìm kiếm vị trí của giá trị trong vùng dữ liệu được chọn.
  • Công thức: =FIND(“ chuỗi con”,ô chứa chuỗi).

Hàm TRIM (loại bỏ khoảng trống văn bản)

  • Công dụng: Giúp bạn xử lý các khoảng trắng nằm rải rác trong bảng tính.
  • Công thức: TRIM(text) . Trong đó text là đoạn văn bản có chứa khoảng trống cần loại bỏ.                             

Hàm CONCATENATE (nối các chuỗi ký tự)

  • Công dụng: giúp kết hợp ký tự nội dung của các ô lại với nhau, giữa các ô kết hợp bạn cần để dấu phẩy, chấm, để trống..vào dấu ngoặc kép.
  • Công thức: CONCATENATE(text1, text2,….). Trong đó text 1 là chuỗi ký tự bắt buộc, text 2 là chuỗi ký tự tùy chọn. Các chuỗi phải được ngăn cách với nhau bằng dấu phẩy. 

Hàm DAYS (trả về số ngày giữa 2 ngày) 

Cách tính hàm DAYS
Cách tính hàm DAYS
  • Công dụng: Hàm trả về số ngày giữa 2 ngày trong Excel. 
  • Công thức: DAYS(end_date,start_date)

Trong đó: end_date là ngày kết thúc của dãy muốn xác định ngày, tham số bắt buộc  

                start_date là ngày bắt đầu của dãy muốn xác định ngày, là tham số bắt buộc.

   Hàm NETWORKDAYS (tính số lượng ngày làm việc)

  • Công dụng: Hàm NETWORKDAYS giúp ta tính số lượng ngày làm việc giữa hai ngày thay vì tính thủ công như đếm tay để xác định số ngày làm việc.
  • Công thức: NETWORKDAYS(start_date,end_date,[holidays])

Trong đó: start_date là ngày bắt đầu làm việc

                end_date là ngày kết thúc làm việc

                [holidays] là những ngày cuối tuần, nghỉ lễ.

Hàm NOW (trả về ngày và giờ hiện tại)

  • Công dụng: Hàm NOW giúp bạn hiển thị ngày giờ và thời gian hiện tại được hiển thị ngay trên trang tính. 
  • Công thức: NOW ()

Công thức hàm NOW không sử dụng đối số.

Kết quả được cập nhật khi bạn thực hiện một công thức, hoặc edit một ô trống chứ không cập nhật liên tục.

Bài đăng này chuyên mục Kiến thức David Lowe đã giúp bạn tổng hợp các hàm trong Excel cơ bản nhất cần nắm ,nếu muốn thực hiện thuần thục Excel bạn cần phải học và nghiên cứu thêm nhiều hàm nâng cao. Hẹn gặp các bạn ở bài tổng hợp tiếp theo nhé!

Leave a Reply

Your email address will not be published.