Hướng dẫn cách tạo, cập nhật mục lục trong Word

Bạn đang loay hoay tạo mục lục tự động? Bạn khó khăn khi cập nhật mục lục trong Word? Bài viết này chính là dành cho bạn.

Bài viết này,  David Lowe chuyên mục kiến thức sẽ hướng dẫn cách tạo, cập nhật mục lục trong Word chỉ trong vài cú nhấp chuột. Từ đó bạn có thể trình bày tài liệu thật đẹp mắt tất cả sẽ có trong bài viết dưới đây.

Hướng dẫn làm cho tài liệu của bạn trông đẹp hơn

Hướng dẫn làm cho tài liệu của bạn trông đẹp hơn

Định dạng Heading Styles

Để tạo ra một trang nội dung nhanh chóng và dễ dàng bạn nên sử dụng các tiêu đề được xây dựng trong Word (Heading 1, Heading 2,…) cho các tiêu đề chương và các tiểu mục trong tài liệu của bạn. Với văn bản thông thường nó sẽ hoạt động như sau:

  • Bước 1: Đánh (gõ) tiêu đề văn bản bạn muốn trở thành tiêu đề của phần chính đầu tiên của bạn.
  • Bước 2: Nhấn chọn tab Home trên thanh công cụ.
  • Bước 3: Tìm kiếm nhóm công cụ Styles.
  • Bước 4: Chọn Heading 1 từ nhóm công cụ Styles.

Sau khi làm song các bước bạn đã chỉ định phần chính đầu tiên của tài liệu của bạn. Tiếp tục di chuyển văn bản và chọn tiêu đề chứa phần chính. Áp dụng kiểu “Heading 1” cho các tiêu đề này. Chúng sẽ xuất hiện trong bảng mục lục của bạn dưới dạng các tiêu đề chính.

Tiếp theo bạn cần xác định các phần phụ trong tiêu đề chính và áp dụng kiểu “Heading 2” cho các tiểu mục của các phần này.

Bạn muốn nhấn mạnh các đoạn văn trong phần phụ thì bạn có thể chọn các tiêu đề cho chúng aps  dụng kiểu “ Heading 3” hoặc “Heading 4-9” để tạo thêm các tiêu đề khác.

Danh sách đa cấp

Danh sách đa cấp

Để bảng mục lục có tính thuyết phục hơn bạn có thể thêm một số tiêu đề số cho tiêu đề và tiêu đề phụ đề  và tài liệu của bạn. Cách làm:

  • Bước 1: Đánh dấu tiêu đề đầu tiên. 
  • Bước 2: Tìm  Paragraph trên thanh công cụ “Home” .
  • Bước 3: nhấn nút Multilevel list trong nhóm.
  • Bước 4: chọn kiểm mà bạn thích từ các tùy chọn List Library.

Để đồng bộ bạn có thể đi tới các tiêu đề chính khác nhấp vào hộp lightning và chọn Continue numbering để tiếp tục những số tiếp theo.

Đối với các tiểu mục đánh dấu các số như 1.2, 1.2, 1.3…Bạn cũng có thể chọn tùy chọn khác. Lam như vậy cho tất cả các mục đến hết tài liệu.

Tại sao nên sử dụng Heading Styles?

  •  Heading styles giúp là đơn giản hóa công việc của bạn
  • Trình bày tài liệu của bạn theo cách có cấu trúc
  • Khi chèn mục lục tự động trong Word  tìm kiếm các tiêu đề đó và hiển thị một bảng mục lục dựa trên văn bản mà bạn đã đánh dấu theo từ kiểu.
  • Có thể sử dụng các tiêu đề này để cập nhật bảng mục lục của bạn về ội sung sẽ dễ dàng hơn.

Tạo một bảng mục lục cơ bản

Tạo một bảng mục lục cơ bản

Sau khi bạn làm theo tôi những bước trên bây giờ bạn đã có một tài liệu được chuẩn bị tốt. Việc còn lại sẽ để Microsoft Word làm việc.

  • Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào nơi mà bạn muốn bảng mục lục xuất hiện trong tài liệu.
  • Bước 2: Nhấn vào tab REFERENCES trong thanh công cụ.
  • Bước 3: Nhấn nút Table of Contents trong nhóm Table of Contents.
  • Bước 4: Chọn 1 trong các bảng Automatic của các kiểu mục lục liệt kê.

Mục lục cũng được tạo liên kết cho mỗi phần khác nhau của tài liệu của bạn. Chỉ cần giữ nút Ctrl trên bàn phím và nhấn vào để đi tới bất kì phần nào.

Định dạng mục lục của bạn

Định dạng mục lục của bạn

Nếu bạn cảm thấy chưa hài lòng với giao diện của bảng mục lục bạn có thể thay đổi n bất cứ lúc nào bằng cách:

  • Bước 1: Mở hộp thoại Table of Contents.
  • Bước 2: Nhấn vào bên trong mục lục.
  • Bước 3: Chuyển tới phần  REFERENCES chọn Table of Contents.
  • Bước 4: Chọn lệnh “ Custom Table of Contents…” từ danh sách tùy chọn.
  • Bước 5: Hộp thoại xuất hiện và hiển thị tab Table of Contents nơi bạn có thể tùy chỉnh kiểu dáng và diện mạng của bảng mục lục.

Nếu bạn muốn thay đổi văn bản trong bảng mục lục (Font, cỡ chữ, màu sắc…) bạn cần thược hiện các bước dưới đây:

  • Bước 1: Mở hộp thoại Table of Contents.
  • Bước 2: Đảm bảo rằng bạn đã nhân chọn Form Template trong hộp Formats.
  • Bước 3: Nhấn vào nút Modify ở góc dưới bên phải để mở cửa sổ Modify Style.
  • Bước 4: Thực hiện thay đổi cho định dạng và nhấn OK.
  • Bước 5: Chọn một phong cách khác để sửa đổi và lặp lại.
  • Bước 6: Khi bạn đã hoàn tất chỉnh sửa nhấn OK để thoát.
  • Bước 7: Cuối cùng nhấn OK để thay thế bảng mục lục.

Cập nhật bảng mục lục

Cập nhật bảng mục lục

Để thực hiện cập nhật bảng mục lục ta thực hiện những bước sau:

  • Bước 1:Nhấn vào bảng mục lục bất kì vị trí nào.
  • Bước 2: Nhấn F9 hoặc nút Update Table trong content control (hoắc trên tab  REFERENCES).
  • Bước 3: Sử dụng hộp thoại Update Table of Contents để chọn những cập nhật.
  • Bước 4: Nhấn OK.

Bạn có thể chọn cập nhật số trang hoặc toàn bộ bảng. Bạn luôn phải chọn Update entire table trong trường hợp bạn có bất cứ thay đổi nào khác. Bạn nên lưu ý luôn phải cập nhật bảng mục lục của bạn trước khi gửi đi hoặc in tài liệu để khi có bất cứ thay đổi nào cũng được lưu lại nhé!

David Lowe hy vọng rằng những thông tin trên đã giúp bạn tạo và cập nhật thư mục trong Word một cách nhanh chóng và dễ dàng. Chúc các bạn thành công!

Leave a Reply

Your email address will not be published.