Sử dụng hầu như là hàng ngày tuy nhiên các bạn đã biết những mẹo khi sử dụng Word làm sao để nhìn thật chuyên nghiệp chưa? Chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn các mẹo làm Word đơn giản mà hiệu quả cực kỳ nhé!

Microsoft Word được tích hợp rất nhiều tính năng mà bạn có thể tạo ra khá nhiều thứ bạn muốn với phần mềm này. Nhưng chắc hẳn là nhiều bạn vẫn chưa biết được sử dụng Word để có được thiết kế tài liệu đẹp, chất lượng cao và chuyên nghiệp đâu đúng không?

Mặc dù soạn thảo văn bản là chức năng chính của Microsoft Word, nhưng chúng có thể phục vụ cho công việc của bạn bằng nhiều cách khác. Trong bài viết sau đây, David Lowe sẽ hướng dẫn làm sao để các bạn có thể làm Word của mình trông bắt mắt hơn.

Giới thiệu về Microsoft Word

Microsoft Word là một phần của bộ các phần mềm của Microsoft Office, bao gồm cả PowerPoint và Excel. Có một số phiên bản khác nhau cho các phần mềm này, bao gồm Home & Business, Home & Student và Professional.

Microsoft Word là trình xử lý văn bản tương thích và phổ biến nhất, có sẵn trên tất cả các nền tảng Windows, MacOS, Android, IOS, … Các tài liệu khi bạn sử dụng Word để làm ra thì đều tương thích với tất cả các nền tảng đã nêu trên.

Cách sử dụng Word để trở thành một “pro”

Dưới đây là cách bạn có thể đơn giản hóa khối lượng công việc hàng ngày của mình, tăng năng suất với 10 mẹo và thủ thuật đơn giản khi làm Word.

Giữ mọi thứ đơn giản

Bạn muốn biết cách để làm Word trông đẹp mắt chưa, chỉ cần giữ cho chúng đơn giản và tận dụng các tính năng ẩn mà Microsoft Word đi kèm. 

Trong khi sử dụng Word để viết tài liệu hoặc văn bản thì nội dung nên là trọng tâm chính. Các nguyên tắc định dạng tài liệu được tích hợp sẵn trong phần mềm để giúp nội dung đó dễ đọc và dễ hiểu hơn.

Lưu ý tối ưu hóa các khoảng trắng và hãy giữ từ ngữ chặt chẽ về ý nghĩa và sửa đổi bất kỳ câu hoặc đoạn văn dài dòng nào.

Chọn kiểu chữ phù hợp khi làm Word

Quyết định thiết kế quan trọng khi sử dụng Word đầu tiên của bạn phải là kiểu chữ bạn sẽ sử dụng. Thông thường thì phông chữ serif dễ đọc hơn trong các tài liệu in, trong khi phông chữ sans-serif dễ nhìn hơn khi đọc trên màn hình.

Các ví dụ điển hình về phông chữ serif bao gồm Georgia, Hoefler Text, Garamond và Palatino, trong khi các ví dụ điển hình về phông chữ sans-serif bao gồm Arial, Gill Sans, Helvetica và Lucida Sans.

Sử dụng kích thước phông chữ và màu chuẩn

Các bạn sẽ không thể học cách định dạng một tài liệu Word để trông chuyên nghiệp nếu không chú ý đến giao diện của văn bản. Thông thường thì các văn bản hay sử dụng phông chữ số 12 kết hợp với các nguyên tắc về kích thước trang, lề và khoảng cách dòng mà chúng tôi sắp nêu dưới đây.

Hạn chế sử dụng màu sắc sặc sỡ, đặc biệt là đối với các tài liệu sẽ được in ra. Hãy sử dụng màu để đánh dấu các lưu ý quan trọng và những thứ tương tự khi sử dụng Word.

Lưu ý hạn chế sử dụng phông chữ dưới 10 vì chúng rất khó để đọc.

Sử dụng kích thước trang và lề chuẩn

Gần như tất cả các tài liệu văn phòng được in sử dụng các trang tiêu chuẩn là 210mm x 297mm (kích thước A4). Đây là kích thước duy nhất được đảm bảo có sẵn cho dù bạn sử dụng bất kỳ loại máy in nào khi làm Word.

Còn đối với phần lề bài viết, thông thường thì đều yêu cầu là 1”, đem lại khả năng đọc tốt nhất và cho phép các chú thích bằng văn bản nếu cần thiết.

Căn chỉnh các đoạn sang bên trái

Khi sử dụng Word để soạn văn bản, tài liệu, hãy lưu ý căn trái cho chúng. Điều này tạo ra các đoạn răng cưa ở phía bên phải của các đoạn văn nhưng chúng giữ khoảng cách giữa các chữ cái hợp lý dù bạn sử dụng bất kỳ kiểu chữ nào và sẽ dễ đọc hơn.

Thụt lề các dòng đầu tiên của đoạn văn

Các dòng đầu tiên của đoạn văn nên được thụt lề và không có khoảng trống thừa thãi sẽ làm cho đoạn văn trông nổi bật hơn. Nguyên tắc chung là đặt kích thước thụt lề dựa theo kích thước phông chữ.

Đảm bảo rằng bạn sử dụng các tính năng tạo kiểu đoạn văn của Word để xử lý thụt lề thay vì sử dụng phím Tab nhé.

Sử dụng hình ảnh giữa các đoạn văn

Bạn có thể chèn hình ảnh khi sử dụng Word ngay dưới một đoạn văn để làm cho bài viết của mình trở nên sinh động hơn. Đặc biệt đối với đồ thị và biểu đồ hoặc bảng, là đặt chúng vào giữa các đoạn văn và giữ chúng căn giữa.

Bằng cách đó, hình ảnh của bạn không bao giờ chiếm hết sự chú ý đối với văn bản xung quanh và cũng giúp cho chú thích nổi bật hơn.

Chọn khoảng cách dòng phù hợp

Khi làm Word thì hãy chú ý lựa chọn phù hợp cho khoảng cách dòng tùy theo loại văn bản hay bài viết mà bạn đang soạn. Microsoft Word có sẵn các kích thước là khoảng cách đơn, kép, 1.5 và 1.15, ngoài ra các bạn còn có thể tự cài đặt khoảng cách mong muốn cho mình.

Một khoảng cách hợp lý sẽ giúp cho người khác dễ dàng đọc văn bản của bạn mà không bị rối mắt hơn.

Sử dụng các tiêu đề hoặc danh sách để chia nhỏ văn bản

Khi làm Word càng dài, các tiêu đề càng trở nên quan trọng. Các bạn chắc hẳn không muốn đọc một bản báo cáo 20 trang không có gì khác ngoài chữ từ đầu đến cuối đâu đúng không?

Các danh sách cũng rất tốt để chia nhỏ văn bản và thu hút sự chú ý đến những phần quan trọng. Đảm bảo tránh lạm dụng danh sách, điều này sẽ làm giảm khả năng đọc tài liệu Word của bạn.

Chia các phần riêng biệt với các dấu ngắt

Khi bạn muốn học cách làm cho báo cáo của mình trông chuyên nghiệp, bạn cần phải làm quen với cách ngắt phần ra. Khi sử dụng Word, ngắt phần cho phép bạn phân biệt các trang nhất định với các thay đổi về hướng, cột, đầu trang, chân trang, số trang và hơn thế nữa. 

Ví dụ như là:

• Trang tiếp theo: bắt đầu phần tiếp theo ở trang sau.

• Còn nữa: Bắt đầu phần tiếp theo của trang hiện tại.

Như vậy là thông qua bài viết ngày hôm nay, David Lowe đã hướng dẫn cho các bạn 10 bước để sử dụng Word làm các tài liệu, văn bản hoặc báo cáo trông chuyên nghiệp và cuốn hút người dùng nhất. Hãy bỏ túi ngay bài viết này và tạo nên sự ấn tượng cho mọi người với bài làm Word của mình nhé!