Định dạng số trong Excel là một trong những dữ liệu phổ biến và có thể hiển thị dưới nhiều hình thức như số thập phân, ngày tháng, tiền tệ. Mỗi loại đều phải qua cài đặt mới có thể sử dụng để tính toán trong Excel.

Trong toán học, ta đã được học qua các phép tính với nhiều kiểu dữ liệu số khác nhau và việc tính toán trong Excel cũng không ngoại lệ. Mời các bạn tìm hiểu cách tùy chỉnh định dạng số trên trang tính qua bài viết của jacquart-lowe.com.

Các định dạng số trong Excel phổ biến nhất

Định dạng chữ số thập phân

Trong toán học, số thập phân thường được chia làm hai phần là phần nguyên và phần thập phân, chúng được cách nhau bởi dấu phẩy. Hãy theo dõi ví dụ bên dưới để biết cách tùy chỉnh định dạng này cho số:

Ví dụ: 

Bạn nhập vào ô A1 giá trị 839.1274 và muốn Excel chỉ hiển thị 2 chữ số phần thập phân. Hãy thực hiện như sau:

1. Nhập vào ô A1 số 839.1274
2. Nhấn chuột phải vào ô để mở cửa sổ Format Cells → chọn Custom và nhập vào mục Type là 0.00 (nếu máy tính của bạn sử dụng dấu phẩy để ngăn cách phần thập phân thì hãy nhập 0,00)
3. Nhấn OK và kiểm tra kết quả 

Mời bạn tham khảo những kiến thức khác về Excel như: Các phím tắt giúp chuyển sheet nhanh, Cách dùng hàm SUMPRODUCT, Cách sử dụng hàm DATE

Định dạng mã số 

Trong một số tổ chức lớn như trường học hoặc công ty, mỗi cá nhân đều được gắn liền với một mã số. Chúng thường ở dạng nhiều chữ số liền kề nhau và với những mã số có giá trị thấp thì sẽ có thêm những số 0 phía trước.

Vì thế ta cần phải thay đổi định dạng số mặc định của Excel nếu muốn thể hiện mã số trên bảng tính. Chẳng hạn nếu bạn muốn nhập số 42 ở dạng mã có có 5 chữ số thì thực hiện như sau:

1. Nhập giá trị 42 vào ô muốn hiện dữ liệu
2. Chọn ô A1 → nhấn chuột phải → chọn Format Cells.
3. Chọn Custom
4. Gõ vào khung Type 5 chữ số 0 (00000)
5. Nhấn OK và kiểm tra kết quả.

Lưu ý: Tuy kết quả hiển thị cho yêu cầu trên là 00042 nhưng nó không làm thay đổi bản chất giá trị của nó. Để dễ hiểu hơn bạn có thể sử dụng hàm LEN để đếm số ký tự của ô có giá trị 00042 sẽ thấy kết quả là 2 ký tự chứ không phải 5

Định dạng đơn vị cho số

Trong tính toán các giá trị ngoài đời thực, mỗi con số đều gắn liền với đơn vị chẳng hạn như “mét” hoặc “gram”. Tuy nhiên định dạng mặc định của Excel lại không sử dụng chung ký tự và số trong một ô tính, để tùy chỉnh định dạng đơn vị cho số bạn hãy thực hiện theo ví dụ sau.

Ví dụ: Để thêm đơn vị “ft” vào sau số 839,1, thực hiện theo các bước

1. Nhập giá trị 839.1274 vào ô A1.
2. Nhấn chuột phải vào ô A1 để mở cửa sổ Format Cells → chọn Custom → nhập vào mục Type là 0.0 “ft”
3. Nhấn OK và kiểm tra kết quả

Lưu ý: Dù ô A1 có chữ bên trong nhưng vẫn có thể dùng để tính toán như bình thường.

Định dạng tiền tệ trong Excel

Thông thường tiền tệ sẽ có dấu $ ở trước hoặc sau các con số. Để sử dụng định dạng số trong Excel này hãy thực hiện theo các bước:

1. Bôi đen vị trí cần định dạng tiền tệ trong Excel.
2. Chọn thẻ Home → Nhấp vào biểu tượng tiền ($) trên thanh công cụ → chọn đơn vị tiền mà bạn muốn (Việt Nam, Anh, Trung Quốc)

Định dạng số có giá trị lớn bằng chữ cái

Phải làm thế nào nếu bạn bắt gặp những con số có giá trị lớn từ hàng triệu trở lên và gặp khó khăn trong việc nhận biết chúng. Để định dạng số trong Excel ở trường hợp này, hãy làm theo ví dụ bên dưới:

Ví dụ:

1. Nhập giá trị số vào ô A1, B1, C1 và D1 lần lượt là: 1000000, 2500000, 81000000 và 700000.
2. Chọn vùng A1:D1→ nhấn chuột phải để mở cửa sổ Format Cells → chọn thẻ Custom → nhập vào mục type là 0.0,, “M”
3. Nhấn OK và kiểm tra kết quả

Giải thích cú pháp 0.0,, “M”

• 0.0 đưa các số ban đầu về định dạng số có 1 chữ số sau dấu phẩy
• “,,” là ký hiệu mặc định để thay thế cho dãy số hàng triệu 
• “M” là cách thêm chữ vào định dạng số, ở đây được dùng với mục đích là ký tự viết tắt cho hàng triệu (millions)

Định dạng ngày, tháng, năm

Bạn thực hiện theo các bước sau:

1. Chọn vùng ô cần định dạng
2. Mở cửa sổ Format Cells
3. Trong thẻ Number chọn mục Custom
4. Nhập vào mục Type định dạng theo ý muốn, dựa trên nguyên tắc sau đây:

Ký tự d đại diện cho Ngày:

• d hiển thị ngày có 1 chữ số, nếu số ngày nhỏ hơn 10 thì chỉ hiển thị 1 chữ số (ví dụ 8)
• dd là hiển thị ngày có 2 chữ số, nếu ngày nhỏ hơn 10 thì có hiển thị số 0 ở trước (ví dụ 08)
• ddd là thứ trong tuần dưới dạng viết tắt theo tên tiếng anh (ví dụ Mon)
• dddd là thứ trong tuần dưới dạng tên viết đủ theo tiếng anh (ví dụ Monday)

Ký tự M đại diện cho Tháng, có cách định dạng tương tự với d

Ký tự Y đại diện cho Năm

• y hoặc yy là dạng viết tắt, chỉ hiện 2 số cuối của năm
• yyy hoặc yyyy hiển thị đầy đủ 4 chữ số của năm

Qua bài viết, chuyên mục kiến thức – jacquart-lowe.com đã chia sẻ cách tùy chỉnh định dạng số trong Excel. Hy vọng với những hướng dẫn chi tiết có kèm ví dụ bên trên đã giúp các bạn dễ hiểu và biết cách ứng dụng để giải quyết công việc.